I contratti per il Servizio di Rete Dati, anche in realtà medio-piccole, sono ormai i contratti di Telecomunicazioni che assorbono più risorse economiche e che condizionano maggiormente lo sviluppo del business di una azienda.
E’ una prassi ormai consolidata prepararsi alla scadenza contrattuale predisponendo, con il dovuto anticipo, una Gara che recepisca le esigenze evolutive presenti e consenta di selezionare in modo adeguato il/i fornitori che possono al meglio rispondere a tali requisiti.
L’ampio anticipo rispetto alle scadenze serve proprio per consentire una scelta non condizionata dall’urgenza e per poter eventualmente affrontare un progetto di migrazione indispensabile per l’adozione di nuove architetture (es: SD-WAN) o un nuovo fornitore di servizi.
La conclusione della Gara porta alla sottoscrizione di un nuovo Contratto che regola il rapporto con il/i fornitori per tutto quanto attiene l’erogazione del servizio sia dal punto di vista tecnico che amministrativo.
In questo step si esaurisce il compito della Funzione Acquisti e per prassi le valutazioni economiche comparative con il precedente contratto vengono effettuate utilizzando il costo annuo complessivo a regime del servizio.
Se nell’assegnazione si opta per un cambio di fornitore (o per l’aggiunta, come solitamente avviene nelle reti SD-WAN, di fornitori), alle funzioni tecniche compete l’onere di valutare correttamente il budget di spesa sia durante la migrazione (in cui il vecchio contratto viene dismesso e vengono progressivamente attivati e fatturati i servizi del/dei nuovi fornitore/i) che a regime.
Opportune clausole inserite nel Capitolato di Gara possono aiutare a semplificare alcuni aspetti amministrativi relativi all’avvio della fatturazione dei nuovi servizi e l’imposizione di penali per ritardata attivazione può fornire maggiori garanzie sulla durata della fase di migrazione, ma un aspetto che viene spesso trascurato è il fatto che soprattutto in aziende medio/grandi o in realtà interessate da forti cambiamenti l’infrastruttura di rete che viene implementata non è mai perfettamente corrispondente a quella contrattualizzata.
Le motivazioni sono di varia natura ma sostanzialmente di due tipi:
- La migrazione di una rete dati richiede sempre tempi non trascurabili e deve tenere conto delle mutate esigenze che durante questo periodo si manifestano. Solo per citarne alcune: ristrutturazioni aziendali che comportano l’accorpamento di più sedi, l’apertura di nuovi punti o la dismissione di attività/insediamenti, nuove esigenze trasmissive che si manifestano in corso d’opera e che devono essere soddisfatte coerentemente con l’architettura prescelta, modifiche architetturali conseguenti ad un disegno architetturale non completo in fase di stesura del Capitolato.
- Difficoltà tecnologiche di implementazione maggiori di quanto previsto in fase di offerta. Sono le variazioni a cui occorre ricorrere per salvaguardare i tempi di migrazione e che derivano ad esempio dall’impossibilità di installare fibra ottica in alcune sedi a causa di mancati permessi per gli scavi.
Tutto questo fa sì che al completamento della migrazione l’infrastruttura in esercizio non corrisponda più alla configurazione oggetto di quotazione in Gara, ma debba essere ricalcolata sulla base delle quotazioni di dettaglio che devono essere state previste a Contratto. Ma questa nuova valutazione può essere eseguita solo se durante la migrazione stessa viene dedicata una attenzione specifica agli aspetti di monitoraggio amministrativo che siano in grado di ricostruire tutte le variazioni tecniche intercorse ed il conseguente impatto economico.
Spesso in mancanza di questo monitoraggio (che le funzioni tecniche spesso trascurano, privilegiando gli obiettivi operativi di completamento delle attività) ci si ritrova alla definizione del nuovo budget di spesa solo con i valori contrattualizzati, trascurando i fattori di variazione che l’azienda deve essere in grado di far valere, soprattutto dal momento che spesso sono a suo vantaggio!
Da ultimo occorre sottolineare che il passaggio da uno a più carrier di rete (come avviene adottando il paradigma SD-WAN) affossa definitivamente il modello di fatturazione ‘flat’ che andava per la maggiore con un unico fornitore-partner e che non richiedeva un significativo presidio amministrativo.
In conclusione, il monitoraggio dell’implementazione di una rete (soprattutto se SD-WAN) è un compito cruciale per il successo del progetto nei tempi, nelle modalità e nel budget previsti; nella nostra esperienza, la sua efficacia è massima se il team che se ne occupa viene coinvolto già nella fase di Gara, in modo da iniziare a progettare la migrazione già nella fase negoziale.