10 ago 2020

Come è cambiato il controllo della fatturazione TLC?

Nel 2010 muovevamo i primi passi per costruire un nuovo fornitore di servizi di Telecom Expense Management in Italia. In questi anni di fatture di servizi di telecomunicazione ne abbiamo viste molte, in tanti formati, emesse da operatori nazionali e Europei.

I servizi mobili sono l’area più dinamica e più interessante da analizzare: senza esagerare, quello del 2010 è un panorama di offerta ormai praticamente scomparso, di cui si trovano tracce sempre più labili nelle fatture attuali. 

Un primo esempio, i device e i servizi Blackberry, scomparsi. E’ purtroppo anche una storia di insuccesso, ma se ripensiamo al 2010, i Blackberry erano praticamente l’unico terminale utilizzato in azienda, con gli iPhone per gli utenti Top e gli smartphone Android che, con qualche cautela, iniziavano il percorso di sostituzione.

Sorte simile, ma per ragioni diverse, quella delle opzioni dedicate per iPhone: i pacchetti dati dedicati sono ormai scomparsi, sostituiti per lo più da piani mensili con traffico voce/dati incluso indipendenti dal device. Anche la distinzione degli APN specifici per device è diventata anacronistica e, salvo piani vecchi ancora presenti in alcune fatture, non è più fonte di bill-shock.

Le tariffe a consumo per il traffico voce e sms non esistono più. Nel 2010 la regola regnante nei contratti di fonia mobile per aziende era la tariffazione a consumo della voce e dei messaggi; si doveva distinguere tra chiamate verso numeri fissi, verso mobili aziendali e verso PBX, verso mobili dello stesso operatore oppure di altro operatore etc...

La scomparsa dei costi di roaming nella zona Europa RLAH (Roaming Like At Home), entrata in vigore dal 15 giugno 2017, è forse il cambiamento epocale più recente.

Principali novità

Nel frattempo gli operatori hanno aggiunto molte nuove soluzioni:

  • Ricaricabili Business: l’utilizzo di piani pre-paid che consentono di risparmiare la Tassa di Concessione Governativa è adottato da tutte le aziende.
  • Piani mensili con traffico voce/dati/sms RLAH illimitato: ereditati dal mercato consumer, stanno diventando ormai lo standard de facto sul segmento Corporate.
  • Bundle a contratto (o piani shared) per traffico Extra-UE: sono la soluzione più efficace per aziende con elevato consumo extra-UE e si sono evoluti nel tempo in forme sempre più efficienti. Hanno un canone fisso mensile: in tempo di Covid-19, rischiano di allocare una parte consistente della spesa su un’area di traffico inutilizzata.
  • Token daily/settimanali Extra-UE: sono la soluzione ideale per viaggiatori occasionali. Perfetti in questo periodo di Covid-19, si pagano solo se utilizzati.

Attività di controllo

La nostra attività di controllo si articola su quattro filoni principali.

    1 Verifica fatture e gestione delle dispute

    Il tasso di errore della fatturazione in questi anni è diminuito, vuoi per la riduzione dell’intervento umano nel processo, vuoi per la semplificazione delle scontistiche negoziate e delle logiche di fatturazione delle nuove offerte a traffico incluso/illimitato. I controlli indispensabili rimangono quelli sulle direttrici costose della fonia mobile (paesi extra-UE), sia nel caso di Token giornalieri sia nel caso di Bundle a contratto (o piani shared), e sui canoni di fonia fissa e rete dati (monitorando scontistiche e mancate cessazioni). Gli sconti sui canoni del mobile rimangono comunque un’area da monitorare.

    2 Monitoraggio e ottimizzazione

    L’attenzione al controllo dei costi, al monitoraggio dei comportamenti e alla programmazione della spesa è rimasta sostanzialmente alta. Primo compito indispensabile è dare visibilità, tramite dashboard, dei consumi aggregati e a livello di singolo utente, con il massimo dettaglio possibile, in caso di necessità. Su richiesta dei nostri clienti abbiamo aggiunto degli strumenti per sensibilizzare gli utenti a un più consapevole utilizzo dei servizi coerentemente con le policy aziendali.

    3 Supporto alla contabilizzazione

    Negli ultimi anni l’attenzione alla contabilizzazione dei costi è cresciuta moltissimo. Se prima era sufficiente un report di corretta fatturazione per il benestare al pagamento e (solo in alcuni casi) una sintesi della spesa per centro di costo, adesso sono sempre più frequenti i clienti che subordinano il pagamento delle fatture alla registrazione in Contabilità Fornitori della fattura. Diventa quindi indispensabile (ed urgente) ripartire ciascuna fattura per centro di costo / commessa, attribuendo i singoli addebiti e accrediti ai vari conti CoGe, distinguendo i vari regimi IVA, gestendo il periodo di pertinenza, etc… Una complicazione non da poco, considerati i continui aggiornamenti nei formati di fatturazione degli operatori e la saltuarietà (tipicamente bimestrale) di tali attività.

    4 Gestione ordini e inventory

    L’ultimo filone di offerta è nato recentemente su richiesta di clienti che facevano fatica nel tenere sotto controllo gli ordini verso gli operatori, le assegnazioni e a mantenere aggiornate coerentemente le anagrafiche, anche a supporto del controllo delle mancate cessazioni (fenomeno ricorrente). Altra area dove è spesso complesso il controllo sono i costi dei terminali mobili a noleggio o in vendita rateale; sono già invariabilmente mal documentati nella fatturazione e le sostituzioni per assistenza tecnica o kasko complicano ulteriormente la riconciliazione.