Integrare Microsoft Teams con la fonia fissa: Calling Plan, Direct Routing, Operator Connect

Espansione del mercato

Grazie all'esplosione registrata negli ultimi due anni di pandemia, le piattaforme cloud di comunicazione e collaborazione, le cosiddette piattaforme UCaaS quali Cisco Webex, Google Meet, Microsoft Teams, Zoom, ... sono diventate uno strumento di lavoro indispensabile per moltissime aziende. Innegabilmente, almeno nel panorama italiano delle medie e grandi aziende, Teams è la piattaforma più diffusa e in molti stanno valutando come integrarla con la fonia fissa, in modo da permettere agli utenti di ricevere ed effettuare anche le chiamate esterne dalla stessa applicazione, su tutti i dispositivi utilizzati.

Visto l'interesse e le richieste che riceviamo, proviamo a fare un po' di chiarezza: come prima cosa, per integrare la fonia fissa (PSTN) con Microsoft Teams, il prerequisito essenziale è quello di avere le licenze per il centralino in cloud Microsoft Phone System (sono già incluse nelle licenze Office 365 E5, oppure sono acquistabili come add-on Microsoft 365 Teams Phone per chi ad esempio ha le licenze E3).

Le soluzioni

È necessario quindi scegliere quale soluzione adottare. Sono previste tre modalità, non mutuamente esclusive, con diverso grado di complessità:

  1. Microsoft 365 Teams Calling Plan.
  2. E' la soluzione più semplice, resa disponibile da fine 2020 anche in Italia, e prevede l'acquisto di licenze add-on per utente che includono una dotazione di minuti mensili. Per chi non ha numerazioni fisse da portare in Number Portability, Microsoft è in grado di fornire delle nuove numerazioni, la quantità di numerazioni acquistabile è vincolata al numero di licenze acquistate. Chi invece ha numerazioni fisse da mantenere e vuole passare alla soluzione totalmente in cloud, richiederà il porting delle numerazioni.
  3. Microsoft 365 Teams Direct Routing. E' la soluzione più versatile, non richiede il porting delle numerazioni su Microsoft e, soprattutto, si integra con il centralino esistente. Richiede un Session Border Controller certificato Microsoft (on-premise o hosted / in cloud) su cui verrà attestato il SIP trunk da richiedere al proprio operatore. L'elenco dei produttori di SBC certificati è in continua crescita. 
  4. Operator Connect. E' l'ultima opzione nata, più semplice da implementare e gestire rispetto al Direct Routing perché elimina la necessità del Session Border Controller: l'interoperabilità tra la rete dell'operatore e il centralino in cloud Microsoft avviene tramite API messe a disposizione dall'operatore stesso. Al momento solo un numero limitato di operatori offre questa soluzione, ma è prevedibile un rapido ampliamento dell'offerta vista la popolarità del tema. In Italia il servizio è offerto, tra le altre, da BT, Colt e Orange Business Services.

Delle tre opzioni, come detto, il ricorso ai Calling Plans è quella più rapida e semplice per iniziare a usare il centralino in cloud di Microsoft Teams. Il centralino offre un insieme molto limitato di funzionalità rispetto alle soluzioni tradizionali (qua l'elenco), ma per una piccola azienda potrebbero già essere più che sufficienti. Una volta acquistate le licenze Microsoft Teams Calling Plan (Piano per chiamate nazionali in italiano), scegliendo tra l'opzione con 120 minuti/mese e quella con minuti nazionali illimitati, è possibile richiedere a Microsoft (o agli altri operatori disponibili in Italia) la fornitura di nuovi numeri. Oppure procedere con il porting in Number Portability dei numeri già posseduti.

Come nuovi numeri, sono richiedibili a Microsoft sia numerazioni utente (da assegnare quindi ai singoli utenti) sia numerazioni di servizio, in particolare:

  • numeri per gestire code di chiamate (sia in modalità numero verde, sia in modalità a pagamento)
  • numeri per operatore automatico / auto attendant (di nuovo, sia numero verde che a pagamento) che permettono l'istradamento delle chiamate tramite albero vocale
  • numeri per audio conferenze / bridge (idem)

Per le audio conferenze personali è sufficiente in realtà aggiungere all'utente una licenza add-on Servizio di audioconferenza di Microsoft 365: riceverà il pin personale per attivare il bridge e il plugin Outlook inserirà automaticamente negli inviti di meeting Teams anche i dettagli del bridge telefonico.

Microsoft offre ovviamente ampia documentazione sulle opzioni disponibili per l'integrazione, il punto di partenza è questo link: Plan your voice solution in Microsoft Teams - Microsoft Teams | Microsoft Docs

Questo articolo è solo una breve rassegna delle funzionalità più facili da testare per chi vuole iniziare a sperimentare l'integrazione. Discorso ben diverso vale per aziende complesse, dove è impensabile il passaggio a una soluzione interamente basata su sul centralino in cloud Microsoft Teams e dove la strategia di integrazione dovrà tenere conto di tutti i vincoli con l'esistente, sia in termini di centralini che di call center se presenti. Per affrontare queste tematiche, possiamo organizzare degli approfondimenti con i colleghi della Consultant Alliance, network di cui facciamo parte dal 2018, dove abbiamo accesso a competenze specialistiche su tutte le tematiche UCaaS e integrazione.