Abbiamo visto come è cambiato il controllo della fatturazione dei servizi mobile. Per quello che riguarda il mondo dei servizi di fonia fissa e rete dati, le modifiche recenti sono meno rilevanti. La fatturazione elettronica via SDI, come detto, si è rivelata una grande occasione mancata per l’ottimizzazione della gestione delle spese dei servizi di telecomunicazione: troppe sono le carenze informative nel formato adottato.
Traffico fonia
Dal punto di vista del controllo, l’unica novità davvero degna di nota è la sempre minor rilevanza dei costi del traffico di fonia fissa. E’ l’effetto combinato di più fenomeni congiunti: la discesa dei prezzi anche sulle direttrici più costose (le chiamate Fisso Mobile e le chiamate internazionali), l’utilizzo del mobile come strumento principale di comunicazione per l’utente e, da ultimo, l’esplosione legata allo smart working delle piattaforme Teams, Zoom, Meet. Si salva il traffico inbound dei Numeri Verdi che ha resistito meglio alla price erosion e alla sostituzione con altri canali di comunicazione rispetto al traffico outbound.
I controlli sul traffico sono rimasti immutati e passano inevitabilmente per la valorizzazione del traffico per destinazione e la verifica della corretta applicazione degli sconti negoziati. Nel caso di contratti a traffico incluso, serve verificare la capienza e la valorizzazione delle eccedenze (sempre per destinazione). L’analisi dei trend è sempre utile per identificare anomalie nei consumi, così come l’analisi delle linee silenti permette di identificare aree di ottimizzazione.
Canoni
Se anche nella modalità di controllo dei canoni è cambiato poco o nulla, ciò che è cambiato sostanzialmente è il livello di complessità da gestire, soprattutto con le reti dati. La diffusione delle reti SD-WAN ha portato infatti a un’esplosione di reti multi operatore e non è raro trovare aziende anche con 4 e più operatori coesistenti solo sul perimetro fisso/rete dati.
Tutto questo complica, inevitabilmente, la gestione delle anagrafiche nell’asset inventory.
A partire dall’anagrafica delle sedi: anche se relativi alla stessa sede, gli indirizzi dei link riportati in fattura dai vari operatori non coincidono praticamente mai. Quando le sedi sono tante, la riconciliazione linee-sedi è un lavoro dispendioso ma indispensabile per poter impostare correttamente il controllo della fatturazione.
Gli errori di fatturazione sui canoni sono sostanzialmente di tre tipologie.
- La prima tipologia è legata ad un errato caricamento delle condizioni negoziate: è tipico, soprattutto per le reti dati, avere dei canoni ad-hoc per ogni link e il caricamento dei canoni sui sistemi di fatturazione è un’operazione ancora molto manuale e soggetta ad errori abbastanza frequenti. Ha il pregio di essere un errore che si presenta solo all’inizio del contratto, al cambio di condizioni o di fornitore.
- La seconda tipologia è legata alle fatturazioni multiple: in presenza di centri di fatturazioni multipli, può succedere che la stessa linea o lo stesso servizio venga caricato e quindi fatturato su due centri di fatturazione distinti. E’ un errore che può essere insidioso da identificare se non si ha la riconciliazione per sede.
- La terza tipologia è quella di gran lunga più frequente ed è legata alle attività di attivazione e cessazione: la fatturazione di servizi ancora non attivi o, molto più spesso, la ritardata (o mancata) cessazione delle linee comporta la fatturazione di importi non dovuti. In presenza di reti complesse e con frequenti variazioni questo è un fenomeno da monitorare costantemente. Serve tenere aggiornato l’asset inventory con le richieste di attivazione e cessazione.
Un’ultima complicazione è introdotta dalle fatturazioni manuali, frequenti nelle reti dati, che escono invariabilmente difformi ogni bimestre e non permettono di usare i dati di fatturazione tali e quali per la riconciliazione.
Servizi aggiuntivi
Capitolo a parte meritano i servizi accessori. È un tema particolarmente importante per alcuni operatori: se è passato molto tempo dall’ultima operazione di pulizia, è probabile che siano presenti servizi inutili o inutilizzati e costi accessori evitabili. La lista è lunga ma meritano una menzione d’onore le spese di spedizione delle fatture (in epoca SDI), canoni di noleggio e manutenzioni di apparati ormai dismessi, nel caso di TIM i costi di consegna degli elenchi telefonici. Insieme ad eventuali interessi di mora per vecchie fatture non pagate, queste voci possono arrivare a rappresentare una percentuale non trascurabile dell’importo bimestrale.
Conclusioni
In sintesi, il controllo della fatturazione dei servizi di fonia fissa e rete dati ruota intorno all'asset inventory. Avere un'anagrafica delle linee completa ed aggiornata è complesso ma porta benefici rilevanti in termini di risparmi conseguibili. E, beneficio da non trascurare, permette di affrontare la prossima negoziazione da una posizione negoziale di maggior forza. Contattaci per avere informazioni sulla nostra soluzione di Asset Inventory e sui nostri servizi di gestione a corredo.
