FAQ

I saving conseguibili dipendono ovviamente dalla categoria merceologica; si stima ad esempio che l’implementazione di un programma completo di TEM consente in un anno di ridurre mediamente la spesa in Telecomunicazioni di ca. il 35%, in modo strutturale.

In aggiunta e a sostegno del saving iniziale, il controllo delle fatture e l’ottimizzazione costante dei consumi e dell’utilizzo dei servizi può consentire fino a un ulteriore 15 – 20% di risparmio.

Esemplificando, possiamo suddividere gli errori di fatturazione in due categorie principali: quelli dovuti ad errore umano e quelli dovuti ad errore software.

• La prima categoria include tutti gli errori legati tipicamente all’operatività di attivazione (o migrazione) dei servizi e di caricamento degli sconti negoziati. Questo tipo di errore si manifesta soprattutto nella fase iniziale del contratto, con il cambio del fornitore e/o il cambio delle condizioni negoziate, ed è tanto più frequente quanto più complesso è il servizio.

• La seconda categoria include, invece, gli errori dovuti all’errato funzionamento dei sistemi di fatturazione del fornitore. Questo tipo di errore si manifesta in occasione dell’introduzione di nuove offerte da parte del fornitore e può essere legato anche a problemi di configurazione o di compatibilità dei servizi.

E’ necessario osservare che dall’analisi dei dati di fatturazione emergono regolarmente anche i problemi di incongruenza tra configurazione del servizio e l’effettivo utilizzo che ne viene fatto; le azioni di ottimizzazione che ne conseguono rappresentano un’altra area di saving anche più importante degli errori di fatturazione.

Siamo sempre più frequentemente ingaggiati dai nostri clienti multinazionali con casa madre in Italia per rinegoziare i contratti delle loro subsidiary Europee. In particolare, abbiamo supportato negoziazioni in Belgio, Danimarca, Finlandia, Francia, Germania, Irlanda, Lussemburgo, Olanda, Norvegia, Portogallo, Romania, Spagna, Slovacchia, Svezia, Ungheria, UK, Russia.

Il portafoglio applicazioni SW che abbiamo sviluppato è in grado di processare tutti i formati di fatturazione per Servizi di Telecomunicazioni (mercato Corporate) presenti in Italia. La disponibilità delle fatture in formato processabile (in funzione dell’operatore, i vari formati ASCII, CSV, XML o Excel) è chiaramente un prerequisito indispensabile per le attività di controllo e reporting.

Di seguito il dettaglio dei formati che elaboriamo per il controllo della fatturazione:

Controllo fatture BT – Servizi di Fonia Fissa, Rete Dati: formato Excel con documentazione dei dettaglio del traffico, in CSV.

Controllo fatture Colt – Servizi di Fonia Fissa, Rete Dati: file CDR (nomefile: BCN_NUMEROFATTURA.cat.zip).

Controllo fatture Fastweb – Servizi di Fonia Fissa, Fonia e Dati Mobili, Rete Dati: formato PDF con documentazione traffico in formato CSV.

Controllo fatture Telecom Italia – Servizi di Fonia Fissa, Numeri Verdi, Rete Dati: EBILL – formato CSV per Riepilogo Fattura, Dettaglio Fattura, Dettaglio Traffico Fonia e Dettaglio Traffico Voip.

Controllo fatture Telecom Italia (2) – Servizi di Fonia Fissa, Numeri Verdi, Rete Dati: EDI*BILL – formato proprietario per Fonia Singola, Trasmissione Dati, Fonia Aggregata e Rete Intelligente.

Controllo fatture Telecom Italia (3) – Servizi di Fonia e Dati Mobili: EBILL Formato ASCII (nome file “XMLDATA_…txt”) con documentazione del traffico  Analitico: Dettaglio del Traffico per Contratto (file “…AF.dat”) e Ricaricabili (file “…A.dat”).

Controllo fatture Tre - Servizi di Fonia e Dati Mobili: Report in formato Excel - Report Dettaglio Traffico e Report Aggregato.

Controllo fatture Vodafone – Servizi di Fonia Fissa, Fonia e Dati Mobili, Rete Dati: Conto Telefonico Elettronico (CTE) – formato Excel con documentazione del Dettaglio delle chiamate inclusa nel CTE o su file ASCII separato (file “…asc_det”); elaborazione anche delle Ricaricabili documentate fuori fattura nel CTE; Conto Telefonico ASCII (CTA) Formato ASCII con documentazione del Dettaglio delle chiamate inclusa nel CTA o su file ASCII / CSV separato.

Controllo fatture Wind – Servizi di Fonia Fissa, Fonia e Dati Mobili, Rete Dati: formato PDF + Excel, con dettaglio chiamate in formato CSV.

Controllo fatture altri operatori Europei:

• Belgio: Mobistar
• Francia: Orange
• Germania: Vodafone
• Lussemburgo: Tango
• Olanda: KPN
• Romania: Vodafone
• Spagna: Movistar
• Ungheria: T-Mobile
• UK: O2, Vodafone

Telecom Expense Management (TEM) è l’insieme dei processi di gestione e controllo dei costi dei servizi TLC lungo tutti il loro ciclo di vita.

Invoice management (Controllo delle fatture)

Analizziamo regolarmente (in funzione dei cicli di fatturazione dell’operatore) i flussi di fatturazione per verificare la corretta applicazione delle condizioni negoziate.

Questa attività viene spesso svolta anche in modalità audit, con analisi “one-shot” a ritroso per tutta la vita contrattuale.

Durante le fasi di migrazione, forniamo il ricalcolo delle fatture “a nuovo”, simulando l’effetto delle nuove condizioni e dei nuovi piani / bundle / opzioni non ancora implementati in fattura.

Dispute management (Gestione delle contestazioni)

A valle del controllo fatture e dell’eventuale individuazione di errori, viene prodotta la documentazione a supporto delle richieste di riaccredito; forniamo il supporto alla condivisione delle evidenze con l’operatore e monitoriamo il Tracking delle richieste pendenti / evase, fino all’avvenuta erogazione dei riaccrediti concordati.

Usage Management (Analisi, pianificazione e ottimizzazione spesa)

Dopo l’elaborazione, le informazioni relative alle fatture, ai volumi di traffico e ai canoni corrisposti sono consolidati in un database che permette l’analisi dell’utilizzo nel tempo e per la molteplicità delle aziende di un gruppo. E’ così possibile navigare i dati di fatturazione e/o generare sistematicamente la reportistica personalizzata, orientata alla gestione e al contenimento della spesa, ivi incluso il calcolo dei KPI utilizzati per l’identificazione di eventuali aree di inefficienza della spesa; una volta individuate tali aree, si definisce un piano di azione per l’ottimizzazione e le misure di controllo dei costi da mettere in atto.

Cost management (Supporto alla Pianificazione e Controllo)

Produciamo la reportistica necessaria ad alimentare i principali processi di Pianificazione e Controllo:

• chargeback / showback per centro di costo
• formazione del fabbisogno per budgeting
• controlling e forecasting, analisi scostamenti e stima a completamento
• calcolo degli stanziamenti per fatture / note di credito da ricevere

Contract management (Supporto al Procurement)

Supportiamo ad ampio raggio il Procurement lungo tutto il ciclo di vita dei contratti TLC.

In particolare, nella preparazione alla negoziazione svolgiamo le seguenti attività per la costruzione di baseline negoziali pre-ottimizzate:

• Analisi e storicizzazione dei consumi per identificazione fabbisogni e baseline negoziali.
• Attività di clusterizzazione per profili di consumo omogenei.
• Supporto al procurement su tutto il ciclo negoziale.

Policy Management (Governo della spesa)

Supportiamo la funzione HR e la funzione tecnica preposta alla gestione operativa del servizio nella definizione/revisione delle policy di assegnazione, utilizzo e controllo dei servizi TLC e nella fase di roll-out delle stesse. Supportiamo la definizione dei requisiti e la selezione di strumenti enforcement delle policy.

Inventory Management (Gestione anagrafiche)

L’analisi dei flussi di fatturazione produce la reportistica orientata alla gestione dell’inventory, in termini di piani e servizi attivi per utente / linea, identificando ex-post le variazioni avvenute nel periodo di fatturazione e permettendo sia la verifica rispetto all’atteso (Attivazioni/cessazioni/migrazioni) sia l’aggiornamento dell’anagrafica corporate con i servizi attivi.

Reportistica per Controllo della Fattura (verifica applicazione delle condizioni negoziate)

• report dei costi, contenente una vista riassuntiva della fattura
• report dei consumi, contenente i volumi (chiamate / minuti / kbyte) e costi netti per direttrice sintetica
• report di capienza dei bundle shared / a contratto
• report esito controllo, contiene le informazioni necessarie alla eventuale contestazione degli errori

Reportistica per Controllo della Spesa (top spender)

• report dei top spender con costi netti per direttrice (per utente)
• report dei top consumer dati per tipologia di traffico (consumi per utente, per APN)

Reportistica di Analisi dei Trend (a livello di singola ragione sociale / contratto e aggregato a livello di Gruppo)

• report di trend costi (costi del traffico per direttrice sintetica, costi dei canoni per famiglia) e analisi variazioni YoY
• report di trend consumi (volumi di traffico per direttrice sintetica) e analisi variazioni YoY
• report di trend consistenze (conteggio delle quantità per piano / opzione / bundle) e analisi variazioni YoY

Reportistica per Contabilità e Chargeback

• report dei costi netti per utente e CdC (*)
• report per benestare alla spesa
• report delle contestazioni (dispute management)
• analisi andamentale e scostamento dal budget
• riconciliazione contabile con dispute (fatture / riaccrediti richiesti / riaccrediti ricevuti)

Reportistica per Inventory Management

• report delle consistenze, contenente il conteggio dei piani tariffari / opzioni / bundle presenti in fattura e le loro movimentazioni rilevate nel bimestre (attivazioni / migrazioni / cessazioni)
• report anagrafica master, con piano tariffario / opzioni / bundle attivi per utente
• report utenze “silenti”

(*) Consente il riaddebito dei costi netti sostenuti (dopo tutti gli sconti) da ciascun utente, con il dettaglio del traffico per direttrice dei canoni, ripartendo gli sconti “a corpo” per pertinenza sul singolo utente e sulla singola direttrice (riconciliazione costi lordi – sconti). Permette di superare il problema degli sconti “a corpo” che non permettono una ri-attribuzione diretta dei costi all’utente.