Se è vero che il tasso di errore della fatturazione dei servizi mobili si è ridotto sostanzialmente grazie all’introduzione di profili tariffari “flat” e/o “illimitati”, è altrettanto vero che non è certamente venuta meno la necessità di effettuare un controllo e un monitoraggio costante sulle fatture. Vediamo meglio perchè.
Canoni e traffico
Oltre ai controlli consueti di corretta applicazione delle condizioni negoziate sui canoni e al monitoraggio dei servizi a pagamento, anche in presenza di contratti “flat” è indispensabile monitorare i consumi degli utenti.
Quasi tutte le grandi aziende hanno profili tariffari a traffico condiviso che non prevedono la tariffazione dei consumi eccedenti ma solo un riadeguamento periodico di capienza e canone. Ciascun operatore ha sviluppato la propria versione, questi profili sono popolari perchè rappresentano la soluzione più conveniente per chi ha molte linee che fanno (o torneranno a fare, speriamo presto!) traffico in roaming Extra UE.
La condivisione del traffico tra tutte le linee, efficiente perchè permette di compensare extra consumi con sotto consumi tra utenti diversi e tra bimestri diversi, rende infatti inefficaci (o addirittura non disponibili) i controlli preventivi mediante alert. Chi ha un contratto di questo tipo deve quindi monitorare i consumi anomali (soprattutto sulle direttrici più costose) per poter intervenire prontamente ed evitare sorprese al momento della revisione del canone. Alcune soluzioni di monitoraggio del traffico in tempo reale possono aiutare a risolvere il problema, a fronte però di un maggior costo e di un maggior impegno gestionale.
Altro tema importante da monitorare è quello delle linee inutilizzate (cd. Silenti): in parchi numerosi non è raro trovare un numero consistente di linee inutilizzate, ritirate e lasciate in magazzino o di cui si è perso proprio traccia. Non tutte le linee hanno necessariamente un costo (es. nel caso dei servizi a contratto, si paga solo il bundle condiviso), ma è comunque indispensabile mantenere un inventory aggiornato delle linee e confrontarlo ad ogni ciclo di fatturazione con quanto presente in fattura per essere compliant con le policy aziendali.
Smartphone
Capitolo a parte meritano i costi di noleggio operativo (o di vendita rateale) e di assistenza tecnica kasko degli smartphone che ormai assorbono una quota di assoluto rilievo dei costi per servizi mobili aziendali.
Apriamo una parentesi: negli anni abbiamo assistito a molti cambiamenti sulla politica commerciale degli operatori e anche a qualche retromarcia. I device sussidiati al 100% dal piano tariffario sono scomparsi da anni e non è più praticato neppure lo sconto generico sul listino, differenziato per vendor ma applicato ai modelli di anno in anno disponibili. Oggi tipicamente si riesce a negoziare un prezzo per modelli e quantità predefiniti (per cui serve prevedere bene in sede di RFP).
Va osservato che, dopo un breve periodo di disaffezione (determinata dalla bassissima marginalità dei noleggi o vendite rateale?), registriamo un ritorno di interesse da parte degli operatori nell’offrire anche la parte di device (forse più per i ricavi dal canone di assistenza?).
Quello che non è cambiato in questi anni è la qualità del reporting a corredo della fatturazione dei device, che lascia ampi spazi di miglioramento e rende estremamente complessa la verifica di congrua fatturazione.
I costi dei device sono soggetti, più che alla scorretta applicazione delle scontistiche (possibile, ma che si risolve facilmente), a fatturazione non dovuta per mancata o posticipata cessazione. A complicare, le condizioni generali del noleggio operativo, se non opportunamente emendate da condizioni particolari, possono prevedere il tacito rinnovo a pari canone che, in assenza di un monitoraggio attento, porta a pagare l’asset il doppio o il triplo del suo valore. A onor del vero, esistono difficoltà oggettive non trascurabili, come il tracciamento delle sostituzioni per guasto o smarrimento reiterate per problemi di affidabilità dei device rigenerati, ma rafforzano la necessità di avere un Asset Inventory completo e aggiornato per poter controllare e all’occorrenza contestare la fatturazione ricevuta.